Valt het jou als leidinggevende op dat de mensen in je team niet zo productief zijn als dat je zou willen? Hoor je medewerkers regelmatig klagen over tijdsdruk en merk je dat mensen steken laten vallen, maar zou je team realistisch gezien hun werk binnen de gestelde tijd gemakkelijk af moeten krijgen? Dan is het tijd om aan de slag te gaan met de productiviteit van de mensen in jouw organisatie. Maar hoe pak je dit nu slim aan? Je leest de beste tips in dit blog.
Tip #1: Betrek je medewerkers bij het proces
Wil je de productiviteit van de mensen in jouw team verhogen? Dan is het belangrijk dat je de medewerkers meekrijgt in jouw ambities. Een goede manier om dat te bereiken, is het betrekken van de medewerkers bij het proces. Vraag de mensen binnen je team dan ook om input. Stel ze vragen zoals: lopen zij tegen problemen aan bij het uitvoeren van hun werkzaamheden? Hebben ze zelf ideeën over welke zaken ze nodig hebben om deze problemen op te lossen? Wat kun jij doen of implementeren om hun werkdagen gemakkelijker en plezieriger te maken? Luister goed naar je medewerkers en denk met ze mee over praktische, concrete oplossingen. Door hier samen mee aan de slag te gaan, zorg je voor draagvlak binnen het team en zul je de beste resultaten behalen.
Tip #2: Help je medewerkers met de juiste tools
Je kunt je medewerkers ondersteunen bij het uitvoeren van hun werkzaamheden, door ze de juiste tools aan te bieden. Een voorbeeld daarvan is een DMS. DMS staat voor document management system en zorgt voor professioneel documentbeheer. Zo’n systeem is een digitale tool waarin jij documenten, informatie en (meta)data die binnen jouw organisatie aanwezig is, kunt opslaan. Binnen dit systeem kunnen de juiste medewerkers altijd en overal de informatie terugvinden die zij nodig hebben en kunnen ze gemakkelijker met elkaar samenwerken. Door de informatievoorziening en informatiestromen binnen jouw organisatie te optimaliseren, help je je medewerkers hun werkzaamheden sneller uit te voeren en hun productiviteit te verhogen.
Tip #3: Stel heldere kaders
Tenslotte kun je je medewerkers helpen hun productiviteit te verhogen, door heldere kaders te stellen. Zorg dat iedere medewerker goed van hem of haar wordt verwacht wanneer de medewerker een specifieke taak uitvoert. Wat moet er wel of niet worden opgeleverd en op welke manier? Wanneer spreken we van succes en hoeveel tijd spenderen andere medewerkers eigenlijk aan zo’n taak?